האם Microsoft 365 מגבה את הנתונים שלכם? התשובה שרוב העסקים לא מכירים

“זה בענן, אז זה בטוח מגובה.” זו אחת ההנחות הנפוצות ביותר שאנחנו שומעים מבעלי עסקים - וגם אחת המסוכנות. התשובה הקצרה: לא. מיקרוסופט מפעילה את התשתית של Exchange, SharePoint, Teams ו-OneDrive ודואגת שהשירות יהיה זמין - אבל שמירת הנתונים שלכם, ויכולת השחזור שלהם, היא באחריותכם.

זה נקרא “מודל האחריות המשותפת” (Shared Responsibility Model), וכל ספקי הגיבוי הגדולים - Veeam, Keepit, AvePoint - מסכימים על החלוקה הזו. אפילו מיקרוסופט עצמה (הרחבה על ניהול פתרונות הענן שלנו זמינה בעמוד הייעודי).

מה מיקרוסופט בפועל שומרת - ולכמה זמן

יש לשירותים של Microsoft 365 מנגנוני שכפול (replication) ותקופת שמירה מוגבלת למחיקות, אבל לא גיבוי במובן המקובל:

• Exchange (מייל) - פריטים שנמחקו נשארים זמינים לשחזור כ-30 יום בלבד
• Teams - צ’אטים וקבצי צוות נשמרים כ-30 יום אחרי מחיקה
• OneDrive / SharePoint - עד כ-93 יום, תלוי בהגדרות

מעבר לחלון הזמן הזה - הקובץ אבד. וזה עוד לפני שדיברנו על המקרה הנפוץ יותר: כופרה שמצפינה תיקייה משותפת. השכפול של מיקרוסופט לא “יודע” להבדיל בין גרסה תקינה לגרסה מוצפנת - הוא פשוט משכפל את מה שקרה.

למה סל מיחזור זה לא גיבוי

ההבדל המרכזי: סל המיחזור (Recycle Bin) והשכפול חיים באותו Tenant - כלומר אותו חשבון, אותה תשתית. גיבוי אמיתי הוא עותק עצמאי ומבודד, שממשיך להתקיים גם אם:

• החשבון עצמו נפרץ או הושבת
• מישהו (בכוונה או בטעות) מחק תוכן לצמיתות
• כופרה הצפינה קבצים ברמת המשתמש או השיתוף

“רק אם עשית משהו לא בסדר ב-Tenant, זה יעזור” הוא בדיוק ההבדל בין replication לגיבוי.

מיקרוסופט עצמה ממליצה על גיבוי חיצוני

זה לא רק דעה של חברות גיבוי - זה כתוב בהסכם השירות של מיקרוסופט עצמו: החברה ממליצה במפורש להשתמש בכלי גיבוי צד-שלישי לנתונים המאוחסנים ב-Microsoft 365. במילים אחרות: גם החברה שמפעילה את השירות לא מציגה את הרזרבה המובנית שלה כתחליף לגיבוי.

הדבר נכון באותה מידה עבור Google Workspace - גם שם גוגל אחראית על התשתית, ואתם אחראים על הגיבוי בפועל.

מה בפועל צריך לבדוק בעסק שלכם

1. בדקו אם יש לכם פתרון גיבוי ייעודי ל-Microsoft 365 / Google Workspace - לא רק את מה שהשירות עצמו מציע.
2. בדקו את חלון השחזור - אם קובץ נמחק לפני 4 חודשים, האם יש לכם דרך לשחזר אותו?
3. בדקו תרחיש כופרה - אם תיקייה משותפת מוצפנת היום, כמה מהר תוכלו לחזור לגרסה תקינה?
4. קשרו את זה לגיבוי הכללי שלכם - זה מתחבר ישירות לכלל 3-2-1 שכתבנו עליו במדריך חשיבות הגיבויים לעסק שלך - עותק בענן של Microsoft 365 לא סופר כ”עותק שני” אם הוא היחיד שיש לכם.

מתי צריך עזרה מקצועית

אם אתם לא בטוחים איזו מדיניות שמירה יש לכם היום ב-Microsoft 365 או ב-Google Workspace, או שלא בדקתם מעולם שחזור בפועל - זה הזמן לבדוק, לא אחרי שקרה משהו. הקמת גיבוי ייעודי לסוויטת המשרד היא תוספת קטנה לתשתית שכבר קיימת, לא פרויקט גדול.

סיכום

“זה בענן” ו”זה מגובה” הן שתי טענות שונות. מיקרוסופט וגוגל דואגות שהשירות יהיה זמין - אבל השמירה בפועל של הנתונים שלכם, כולל שחזור מכופרה או ממחיקה, היא באחריותכם. עדיף לגלות את זה עכשיו, לא ביום שבו תצטרכו לשחזר משהו שכבר לא קיים.

רוצים לבדוק מה בדיוק מגובה לכם היום ב-Microsoft 365 או Google Workspace? צרו קשר לבדיקה קצרה וללא עלות.